Alineá a tu equipo para el éxito

Convenciones e incentivos

Empieza un nuevo año y el tiempo apremia: hay un nuevo Plan de Negocios por ejecutar. Seguramente una de tus primeras actividades para este primer trimestre sea organizar una convención o incentivo, para asegurarte de motivar a tu equipo y comunicarles de manera clara y efectiva los objetivos del año, premiar los esfuerzos del año anterior o ambos.

Usa este formulario para contactarnos y desarrollar el mejor kickoff que tu organización haya vivido y después seguí leyendo la nota :)

La pregunta es ¿Ya sabes cómo vas a inspirarlos? El mundo seguramente no necesite de otra convención, pero en general las personas siempre buscan vivir experiencias nuevas.

Este año, dispara tus resultados al cielo con estos 8 consejos para transformar tu convención, en una experiencia integral que llegue al corazón de tu equipo.

1.- concepto

Definir un concepto

Releva los conceptos más importantes de las soluciones y/o productos que ofrece tu organización, elige el más representativo para que sea el eje rector de tu convención y buscale una vuelta para asegurarte de que sea un concepto potente que enganche a la gente.  Esto servirá para alinear todas las actividades a realizar.

2.- Creatividad

Para inspirar y movilizar a las personas, es necesario que seas original a la hora de hacer vivir a tus invitados los objetivos que querés alcanzar.

Antenas de Atacama del proyecto ALMA que permiten ver el espacio como si pudieras tocarlo con las manos.
Telescopios del proyecto ALMA que permiten ver el espacio como si pudieras tocarlo con las manos

¿Tu objetivo es alcanzar las estrellas? ¿Qué tal si llevas a tu equipo a ver la galaxia entera a través de telescopios nucleares en el desierto de Atacama?

¿Tu objetivo es transmitir el mensaje de que durante el año hay que superar diferentes desafíos en equipo para conquistar el éxito y  poder luego celebrar los resultados? Hacé una búsqueda del tesoro donde los equipos tengan que atravesar en 4×4 Circuito Chico (Bariloche) y superar diferentes desafíos en Mountain Bike, Rappel, Canopy y Kayaks, para obtener las direcciones para llegar al final, alcanzar el “tesoro” y disfrutar de un cocktail a orillas del lago.

¡Las posibilidades son infinitas! No desaproveches la oportunidad de lograr un impacto positivo y de dejar tu huella en los invitados.

3.- Destino

Elección del destino

El destino juega un rol fundamental en una convención: servirá de soporte del concepto, agenda y será el encargado de generar la expectativa inicial.

Los factores técnicos a tener en cuenta en la elección del destino son:

  • Oferta hotelera: El destino debe contar con hoteles preparados para realizar convenciones. Que ofrezca servicios premium que te resuelvan problemas: salones preparados para conferencias, wifi veloz, servicios de impresión, etc.
  • Amplia variedad gastronómica.
  • Atractivos turísticos: estos serán muy importantes a la hora de planificar las actividades.

4.- Agenda

La planificación de una agenda detallada te permitirá saber exactamente que necesitas para cada etapa y planificar los recursos y alternativas. Por lo general, los viajes de incentivo duran alrededor de 3 o 4 días y se distribuyen de la siguiente manera:

  • Primer día: Este será un día intenso para todos, habrá que levantarse temprano, viajar y realizar transbordos, por lo tanto el foco estará puesto en planificar una recepción lo más llevadera posible (evitar cuellos de botella en el check-in, tener preparados los roomings, agendas impresas, etc.) y en realizar una bienvenida oficial y descontracturada hacia la noche, donde algún ejecutivo de unas palabras y cuente brevemente de que se tratará la convención.
  • Segundo día: Este suele ser el día donde se plantean los objetivos del año y se realizan las diferentes presentaciones, charlas y talleres.
  • Tercer dia o segundo día por la tarde (en caso de que dure sólo 3 días): Durante el día (o la tarde), recomendamos diseñar una actividad de Team Building, que permita que las personas puedan vivir los objetivos planteados anteriormente. Luego, permitir un descanso recreativo y volver a reunir a todos por la noche para el cierre de la actividad, donde por lo general se realiza una entrega de premios, un resumen de las experiencias vividas y culmina con show, presentación de una banda y/o fiesta.
  • Último día: Este es el día donde todos regresan a su lugar de origen y por lo general no hay una agenda de actividades planificadas. Por lo general disfrutan de las instalaciones del hotel hasta que sea la hora de irse. Acá es importante asegurarse de que el check-out se realice en tiempo y forma y que los invitados sean transportados con éxito a sus puntos de embarque.

 5.- Comunicación:

Comunicación previa

¡Tu objetivo es generar expectativa! Da un paso más allá y busca generar interacción. En esta ocasión, los recursos digitales son tus grandes aliados: realizá actividades de email marketing, incorpora redes sociales de manera creativa, realiza trivias, cuestionarios y/o sorteos, pedí que te envíen ideas o que lleven alguna consigna pensada para la convención, que envíen fotos para generar una presentación o regalo, etc.

El material generado durante la convención – fotos, videos, etc.- te servirá también para comunicaciones posteriores.

6.- Souvenirs

El regalo o merhandising es la materialización física de la convención ¡Una gran oportunidad para hacer algo memorable!

7.- presupuesto

El presupuesto es importante, pero no dejes que limite tu creatividad

Designed by Freepik

Este es un punto que siempre preocupa a nuestros clientes. En nuestra experiencia, les recomendamos que primero dejen volar la imaginación y luego adaptar esas grandes ideas al presupuesto. En Quan pensamos así: si no volás, nunca vas a poder diferenciarte o crear una experiencia enriquecedora.

8.- Continuidad

Este no es un paso en una convención de ventas en sí, pero ¿alguien recuerda hacia el final del año sus objetivos? Lo más probable es que esa motivación inicial se pierda de a poco si no estableces diferentes hitos a lo largo del año que mantengan viva la llama. No es necesario realizar una nueva convención, con tan sólo mantener una comunicación fluida y establecer uno o dos encuentros pequeños a lo largo de año para repasar objetivos y revisar performance bastará.

Con estos pasos estarás en condiciones de crear una convención inolvidable! Lógicamente, en Quan nos encontramos capacitados e inspirados para aportarle un valor diferencial creativo a tu convención y darte soporte en todas y cada una de las instancias.

¡No dejes de contactarnos para explorar las posibilidades!